前言

为什么要学习数据库知识？

当你在商场或超市结账时，是否注意过收银员面前显示器上的软件？收银员利用这个软件，结合扫描设备，就可以完成扫描商品、记录销售金额、扣减库存、查看历史记录、退货、换货等操作，我们可以将这个软件称为“一个卖货的软件”，用专业一点儿的术语来说，这其实是一个典型的商品进销存软件。

你可能会想：商品进销存软件，如此高大上的名字，不是只有在企业中才用的吗？它与我们的生活有什么关系？是的，商品进销存软件确实是企业中最常用的软件之一，但其实我们的生活时时刻刻都离不开类似的软件。

商品进销存软件本质上属于数据记录和处理软件，在人工智能技术广泛应用的今天，智能设备无时无刻不在记录和处理着与你有关的数据，很多时候你甚至意识不到。

在数据库无处不在、数据思维无处不在的今天，不主动了解一点数据库知识，真的有点“OUT”了。特别是对于已经熟悉Excel的我们来说，学习点儿数据库知识，不仅可以帮助我们深刻理解这个数字时代的世界，还可以提高我们的工作效率，从而构建全新的“数据观”。

为什么要学习Access？

回到前面超市收银台的场景，利用Microsoft Office中的Access也能制作出具有类似功能的软件，并且几乎不用编写代码，即可让Office用户过把软件设计的瘾。

Access作为Microsoft Office组件之一，在众多领域中发挥着作用：利用Access可以构建中小型企业的生产、计划、库存、销售、人事管理、培训等数据库管理系统，可以开发大公司的“部门级”应用，等等。不仅如此，Access还是一款极具效力的个人工作效率提升工具，在很多Excel难以施展能力的场所，Access能轻松应对。

提到数据库，有些人（特别是对数据库一知半解的人）动不动就拿Oracle、SQL Server等大型数据库系统说事儿。笔者在这里告诉大家，如果你想学习数据库知识，Access绝对是一款优秀的入门工具，原因很简单，Access具有易获得性、易安装性及普及性。Access作为一款易学、易用、功能灵活的小型桌面数据库管理系统，其能力主要体现在以下两方面。

1.简单的操作，强大的功能

Access具有强大的可视化操作能力，这一点在所有的数据库管理系统中是领先的。Access让人印象尤其深刻的是其查询、窗体、报表及宏的可视化设计方式，它让用户无须编写代码，就能开发数据库应用程序。

由于本书的目标是使Excel用户快速入门Access数据库知识，因此很多地方会以Excel为Access的参照物进行对比。我们知道，同为Office组件之一的Excel具有灵活的数据处理和分析能力，然而其能力是有局限的。例如，对数据的规范化存储与管理、表间的同步修改及删除、无代码应用程序的开发等功能，如果使用Excel实现，则会非常麻烦，甚至无能为力；如果使用Access实现，则可以以其内置功能轻松完成。

利用Access中强大的查询功能，可以非常容易地进行各类统计分析操作，并且可以方便地组合多个相关的数据表，从而实现灵活的表间操作。此外，在处理数据的数量方面，与Excel相比，Access在分析处理几十万、上百万行数据时，速度优势相当明显，能够大幅提升工作效率。

在数据处理自动化方面，如果使用Excel，那么通常需要编写复杂的VBA程序代码来实现；如果使用Access，那么利用其自带的“宏”功能，我们几乎可以抛弃VBA，简单地以拖曳鼠标的方式，就像拼七巧板一样，将Access中的基础操作按照自定义的顺序排列起来，形成连续、定制化的业务逻辑，从而轻松实现数据业务的自动化操作，这样不但显著提升了数据库应用程序的开发效率，还大大降低了用户的学习难度。

2.使用Access可以开发软件

对没有接受过编程训练的人来说，学习编程不亚于学习“火星文”，而Access改变了这一切，让我们可以轻松开发出实用的数据库应用程序。

使用Access可以开发各种数据库应用程序，如生产管理、销售管理、库存管理等企业管理软件。利用Access，我们可以轻松地建立数据之间的关系，在不编写代码的情况下模拟真实商业活动的业务逻辑，从而设计出功能完善的软件界面。此外，我们可以通过Access的“报表”功能，设计出满足用户需求的各种格式的单据报表。通过对本书内容的学习，你会发现，Access作为一款开发数据库应用程序的“傻瓜”软件，即使是非计算机专业人员，也能快速掌握。

Access软件满足了企业管理人员的需求，使其无须学习编程语言，就能开发出实现自己管理思想的软件，并且使其能够借助软件来规范企业的业务规则，推行其管理理念。Access可以帮助非计算机专业的管理人员实现开发软件的“梦想”，使其成长为懂管理、会编程的复合型人才。

很多管理人员有绝妙的想法和创意，他们也能够很清晰地将这些想法和创意以图文形式表达出来，但由于这些想法和创意需要一些计算机技能来实现，因此束手无策，或者不得不求助“永远很忙”的信息技术（IT）部门的支援，以至于好的想法和创意长时间无法变为现实。如果他们能够花一些时间，学习一些Access知识，自己编写一个体现自己独特管理思想的软件，将这些想法和创意变成现实，岂不快哉！

Access和Excel对比，有什么优势？

读到这里，你可能会产生这样的疑问：Access的功能如此强大，为什么用户普及率远远不如Excel呢？笔者认为，造成这种现状的主要原因有以下两点。

1.“自由”软件与“强规则”软件

与Access对用户的要求相比，Excel几乎是一款“自由”软件，Excel界面对用户的操作行为几乎没有任何约束，用户可以在Excel的单元格中输入任何内容，包括文本、数字、日期等，甚至可以在Excel单元格中输入几千字的文章。

Access是一款“强规则”软件，用户在使用Access前，必须预先了解Access中必须遵守的一些“规则”。在Access数据表中，如果规定了在某一列中只能输入日期，那么该列绝对不会接收其他类型的数据，如果强行输入，那么Access会以报错的方式拒绝接收。如果规定Access数据表中的某一列中不能有重复内容出现，那么在该列中不能输入重复内容。

民间有句俗话，叫作“没有规矩，不成方圆”，正是Access中的各种“规则”，避免了数据处理活动中各种“意外”的发生。要知道，在Excel中，由于用户组织数据不规范，造成Excel报告难以理解、难以维护、难以扩展的例子比比皆是。因此，用“自律才能自由”这句话描述Access简直再合适不过了。

2.当前的Access培训存在问题

如果你恰巧在书店翻阅本书，那么，请你随手翻阅几本其他关于Access的书籍，你会发现，这些书籍基本遵循一个套路，那就是如何创建数据表、创建查询、设计窗体和制作报表。

这个套路本身没有错误，然而，大部分Access培训资料只让读者知其然，而不知其所以然；只介绍Access的操作，却不介绍这些操作背后隐藏的逻辑。按照这种教材学习，充其量只能成为Access的操作工，很难成为Access数据库应用程序的设计者。

当前的Access培训机构基本也存在同样的问题，很多培训师只是按照培训资料上的操作步骤，告诉学员先进行什么操作，后进行什么操作，一个界面控件的排列介绍几十分钟，将Access的核心内容淹没在琐碎的操作细节中，让学员感到茫然，难以抓住培训的重点。

本书特点

本书会竭力避免当前Access书籍和培训中普遍存在的问题，以案例教学的方式，通过一个简单的小饭馆数据库管理软件的开发案例，介绍如何规范Access数据、创建查询和设计窗体，以及如何制作Access报表和宏。本书不仅会介绍Access的操作，而且会详细介绍这些操作背后隐含的Access数据库的相关知识，让读者不但知其然，还知其所以然。

Access作为一款流行的小型数据库管理系统，与其他数据库管理系统相比，具有易学、易用的特点，在很大程度上避免了对用户的编程要求。但是有得必有失，Access为了保持其开发的灵活性，在开发过程中会涉及各种各样的设置选项，介绍Access中全部选项的设置方法和设置效果是庞杂且无趣的。所以，本书以一个小饭馆数据库管理软件为例，从头到尾介绍整个软件的设计过程。在设计过程中，我们只对案例中用到的设置选项进行详细介绍，从而避免打断思路、分散注意力，并且减轻学习负担。

本书不是一本大而全的Access书籍，而是一本以案例为导向，帮助读者快速了解Access功能、理解数据库思维，指导读者开发一个小型数据库管理软件的案例手册。

因为本书假设读者对Excel已经有了一定程度的了解或使用经验，所以没有像大部分Access书籍那样，一开始就引入大量的数据库专业术语，而是以读者的Excel知识为基础，逐步过渡到Access相关知识，让读者感觉自己不是在学习一门全新的技术，而是将已掌握的Excel技术“自然扩展”到Access技术，从而减轻读者的学习负担。

本书适合对Excel比较熟悉，并且想进一步利用Access技术提升个人能力的Microsoft Office技术爱好者，以及想进一步利用Access技术提高个人及本部门工作效率的职场人士阅读。此外，对于已经读过一些“Access操作手册”，但对Access还没有建立一个清晰逻辑的Access初学者，本书也非常适用。

最后，我们打个比方，如果说学习Excel是学习一项技能，那么学习Access是学习一项真正的技术。如果你已经掌握了Excel，那么，学习一些Access知识会帮助你建立全新的“数据观”，让你的数据分析和处理能力有质的飞越。

作者