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二、企业标准体系的建立

(一)建立企业标准体系的工作程序
1.成立组织机构,明确职责和分工。
2.统筹规划,精心设计,做好企业标准体系的框架结构设计,编制标准体系表。
3.开展培训,明确目标,统一要求。
4.清理、收集相关标准和文件,并进行分析整理,提出需求。
5.明确各子体系的组成标准,编制标准明细表。
6.收集查找需纳入体系的上级标准。
7.明确标准制修订任务,编写企业标准,并按规定程序审批、编号、发布。
8.建立体系后,经最高管理者或管理者代表批准发布并运行。
(二)企业标准体系的构成
企业标准体系主要包括3个部分的内容,分别为技术标准体系、管理标准体系和工作标准体系。企业标准体系表是企业标准体系的表现形式。
1.技术标准体系(technical standard system)
指企业范围内的技术标准按其内在联系形成的科学的有机整体,是企业标准体系的主体。构成技术标准体系的标准包括企业所采用和贯彻的国家标准、行业标准、地方标准和本企业制定的技术标准。所有技术标准均应在标准化法律法规、各种相关法规和企业方针目标及《企业标准化管理办法》的指导下形成。
2.管理标准体系(administrative standard system)
指企业标准体系中的管理标准按其内在联系形成的科学的有机整体,是为实现技术标准的要求而建立的管理方面要求。
3.工作标准体系(duty standard system)
指标准体系中的工作标准按其内在联系形成的科学的有机整体,是为达到技术标准和管理标准的要求而制定的具体工作岗位上的规定,受技术标准和管理标准的共同制约。
企业标准体系中的标准既包括企业自己所制定的标准,也包括企业所贯彻和采用的上层标准(国家标准、行业标准、地方标准),并还包括各种管理体系中的规范性文件(这种文件可能是管理标准,也可能是工作标准等)。企业自己所制定的标准要和上面层次标准体系中的标准相协调,这主要是指基础标准、方法标准、安全标准、环境标准、卫生标准等,要充分考虑上层标准的规定并与之相协调。
企业标准体系内的所有标准都应在企业的总方针、目标和有关法律、法规的指导下形成,包括企业贯彻、采用的上级标准和本企业制定的标准。企业标准体系组成的总体结构,如图2-1所示。
图2-1 企业标准体系组成形式图
注:虚线表示上排方框重点内容对企业标准体系的指导关系;虚线方框表示完整的企业标准体系;实线连线表示相关关系
(三)企业标准体系表的结构及编制要求
企业应结合具体情况充分采用并贯彻全国标准体系中有关标准并纳入企业标准体系表内,体系表的编制应符合GB/T 13016《标准体系表编制原则和要求》和GB/T 13017《企业标准体系表编制指南》的要求。企业可根据实际需要积极制定出空缺的标准。
1.企业标准体系表的组成
企业标准体系表主要由两部分组成:
(1)结构方框图:
包括技术标准体系表、管理标准体系表、工作标准体系表,表示标准体系的框架结构及各类标准间的关系。
(2)标准明细表:
列出针对方框图的各个方框中标准的集合,方框图的每一个方框与明细表形成一一对应的关系,每一个子体系一份明细表。明细表中的每一个元素为标准(标准名称),即企业所需要的每一个标准(或将形成的标准)都应在某一个明细表中有其位置。
另外,完整的企业标准体系还需制定标准汇总表(或统计表)以及标准体系表编制说明等文件。
2.企业标准体系表的编制要求
编制企业标准体系表应符合GB/T 13016的规定,应结合具体情况充分采用和贯彻全国标准体系中有关标准并纳入企业标准体系表内。企业应根据实际需要积极在企业标准体系表内列出和制订出上层空缺标准,是企业标准体系成为发展和补充全国标准体系的基础。总的来说,可归纳为如下几个方面:
(1)全面成套:
企业标准体系表应力求全面成套,涵盖企业的技术标准、管理标准、工作标准以及企业应遵循的法律、法规,缺一不可。
(2)层次恰当:
每一项标准都要根据标准的适用范围,恰当地安排在不同层次和位置上,各项标准的上下、左右关系要理顺。
(3)划分准确:
标准所属门类的划分要明确,应按标准的功能划分,而不是按照行政系统划分。避免将应该制定成一项标准的同一事物或概念,由两项以上标准同时重复制定或无人制定。
(4)科学先进:
企业标准体系表中的已有标准均应现行有效,没有过期废止的各类、各级标准,所有标准都符合企业生产经营发展规划与计划。
(5)简便易懂:
企业标准体系表的表述形式应简便明了,内容通俗易懂。
(6)适用有效:
企业标准体系表应符合企业实际情况,具有本企业特点,同时行之有效,能获取较明显的标准化效益。
3.企业标准体系表的结构
(1)企业技术标准体系结构图:
技术标准是对标准化领域中需要协调统一的技术事项所制订的标准。
1)结构形式:
GB/T 15497—2003中提出技术标准体系表结构图可采用序列结构或层次结构两种形式。可参照GB/T 13017规定的概念、原理、要求和方法编制。
A.序列结构:企业只生产单一类型的产品或局部管理时,技术标准体系可用序列结构表示,它将标准按照产品或服务形式过程顺序排列成图表,包括产品质量形成全过程的技术标准,以及能源、安全、职业健康、环境、信息等技术标准。如图2-2所示。
图2-2 企业技术标准体系表的序列结构形式
注:序列结构的技术标准体系,一般以产品(软件、硬件、流程性材料、服务)为中心,与产品质量有关的技术标准按质量形成过程为排列顺序组成,同时考虑能源、职业健康安全、环境保护、信息技术标准
B.层次结构:企业生产两个以上类型的产品时,可用层次结构表示。第一层次是技术基础标准,作用范围是企业的产品标准和生产、经营、过程中的技术标准;第二层次是生产过程技术标准,按生产过程为排列顺序,采取一条龙形式。如图2-3所示。
2)技术标准体系的编制要求
A.纳入企业技术标准体系的标准,是企业质量管理体系、职业健康安全管理体系和环境管理体系实施中都应严格执行的技术性文件,企业必须严格执行。
B.企业技术标准应符合国家有关标准化法律、法规及强制性标准的要求。
C.企业技术标准应符合国家、行业有关的技术基础标准。
D.有关质量的技术标准内容和要求应满足GB/T 19001对技术性文件内容的要求。
E.有关职业健康、安全和环境管理的技术标准内容和要求应满足GB/T 28001和GB/T 24001对技术性文件内容的要求。
图2-3 技术标准体系表的层次结构形式
注1:本体系表中的各类技术标准均表示企业内生产的各类产品所涉及的该类技术标准的总和
注2:层次结构的技术标准体系第一层是技术基础标准,其覆盖面是企业的产品标准、产品实现过程中所有综合性的技术基础标准。技术基础标准是指导企业产品标准和产品实现过程中技术标准制定的基础
注3:第二层产品实现过程中的技术标准是以产品质量形成过程为顺序的技术标准和能源、安全、职业健康、环境、信息等技术标准
F.企业技术标准的各项要求应系统、协调、统一、切实可行。
G.企业技术标准的表现形式可以是纸张、计算机磁盘、光盘或其他电子媒体、照片、标准样品或它们的组合。企业技术标准的存在形式可以是标准、规范、规程、守则、操作卡、作业指导书等。
H.建立企业技术标准体系应编制企业技术标准体系表。标准体系表可参照GB/T 13017规定的概念、原理、要求和方法编制。
(2)企业管理标准体系结构图:
对企业标准化领域中需要协调、统一的管理事项所制定的标准,即为企业管理标准。
注:“管理事项”主要指在企业管理活动中,所涉及的经营管理、设计开发与创新管理、质量管理、设备与基础设施管理、人力资源管理、安全管理、职业健康管理、环境管理、信息管理等与技术标准相关联的重复性事物和概念。
1)结构形式:
需按标准GB/T 15498-2003编制,采用层次和序列结构相结合形式,一般分两层。
第一层次是全企业性管理标准,作用范围是全企业,可按10项管理顺序排列。如经营管理、采购管理、能源管理等。
第二层次是部门管理标准,作用范围为部门。
各子体系均可以按企业的产品类型和生产特点进行适当删减,或分解、重新组合。其改变是否合理,以下面两点为衡量点:
A.不影响企业产品与适用法律法规规定的责任要求。
B.不影响企业管理标准体系的系统性和有效性。
企业管理标准体系表的结构,如图2-4所示。
图2-4 企业管理标准体系表结构图
2)管理标准的编写要求
A.管理标准体系应在企业标准体系表的框架下制定,管理标准体系表应符合GB/T 13017。
B.管理标准体系应贯彻国家、行业的管理基础标准。
C.企业应充分吸收和运用国内外先进的管理理论和经验,结合实际,将其应用在管理标准体系的建立和实施中。
(3)企业工作标准体系结构图:
工作标准是对标准化领域中需要协调统一的工作事项所制订的标准,即以人或人群为工作对象,对工作范围、责任、权限以及工作质量等所做的规定。它包括规定该岗位的职责和任务;明确每项任务的数量和质量要求,规定完成任务的程序和工作方法;规定与其相关联的岗位如何协调配合;规定相关的考核办法等。工作标准由部门工作标准和个人工作标准组成。
1)结构形式:
通常采用两个层次。
第一层次是岗位通用工作标准,如员工通用工作标准、科长通用工作标准。
第二层次是单项岗位工作标准,如车工岗位工作标准、技术科长岗位工作标准。
企业工作标准体系表的结构,如图2-5所示。
图2-5 企业工作标准体系表结构图
2)工作标准的编写要求:
制定企业内各职务、各岗位的工作标准时应注意遵循相应的原则,如:最高决策者及决策层其他管理人员,每个职务都应制定明确的职责和权限;中层管理人员,正职和副职的职责和权限都需要制定;部门工作标准,可用部门正职管理人员的工作标准代替;一般管理人员工作标准应按岗位制定,其职责、权限体现在工作标准中,不按现实分工制定;应为操作人员制定作为企业员工必须遵从的通用的工作标准;对特殊工序过程的操作人员,可对特殊工种、特殊任务制定相应的具体的工作标准;操作人员的职责权限应体现在具体的岗位工作标准中,应按工种制定。服务人员在操作人员范畴,服务人员的工作标准应包括服务规范和服务提供规范的要求。
工作标准一般应由“名称、范围、职责与权限、工作内容与要求、工作程序、检查与考核、记录及表格”等要素构成。在编写工作标准时,应注意如下要求:
A.名称:工作标准名称应简短明确,反映标准主题。工作标准名称一般由岗位名称或职务名称加“工作标准”或“作业标准”或“作业指导书”等字样组成。
B.职责、权限及人员资格要求职责、权限:
——明确每个岗位的职责和权限。
——处理好相关岗位职责、权限的协调配合关系。
岗位人员资格:对有岗位资格要求的岗位人员应规定岗位资格要求。必要时,应取得相应的从业资格证书。
C.工作内容和要求
工作内容和要求一般包括:
明确该岗位在企业生产经营管理活动中所应承担的工作目标;
最高决策者的工作内容,主要是确立企业的方针目标,围绕创造并保持使员工能充分参与实现企业目标的内部环境而作出决策、提供资源、监督实施、评价体系、持续改进等;决策层人员的工作内容应由最高决策者确定,相互之间不宜交叉,各负其责,协调接口,互相支持;
管理人员的工作内容应注意尽量避免交叉,明确接口,工作内容应由主管管理者确定,对管理人员应侧重于效率和服务的要求;
对岗位的工作应偏重于质量要求,也包括数量和时间方面的要求,能够定量的要求尽可能定量化。凡能规定定额的岗位,均应制定定额,包括时间消耗定额、物资消耗定额等;
对特殊工序过程工作岗位,如焊接工、探伤工、锅炉工等的作业要求,应参照国家有关部门颁布的规定制定;
对每个岗位按作业顺序列出工作(作业)的细节,明确输入、转换的各环节和输出的内容,其中包括物资、人员、信息和环境等方面应具备的条件,并与其他工作(作业)接口处相互协调。应明确每个环节转换过程中的各项因素,以及要达到的要求,说明需要注意的任何例外或特殊情况,必要时辅以程序或流程图;
企业可运用工业工程制定工作(作业)标准的方法。
D.检查与考核:工作标准中,应根据工作内容和要求详细规定考核条件及奖惩办法,明确考核部门、时间、程序和办法。特殊的考核程序和方法也可以在每个工作标准中加以规定。
E.附录、记录及表格:必要时以附录形式补充说明,企业应根据各自情况编制所需的必要的记录或表格。
4.标准明细表格式
标准体系明细表是对标准体系框图的细化和展开,它以表格的形式列出企业标准体系包含的全部标准清单。明细表中的内容可以依据企业的需求适当增减。应列出企业已有的标准、正在制定的标准和计划制定的标准。企业标准体系表中的每一个方框均应单独编制标准体系明细表,将方框内所包含的标准按标准代号和编号从小到大的顺序进行排列。此方法能将各类标准单独集中在一起,结构和层次比较清晰,便于查询。标准明细表的格式见表2-1。
表2-1 标准明细表的格式
(四)企业标准体系表的制定
1.企业标准体系表的制定程序
(1)成立标准编制小组,明确分工职责:
标准体系表的编制涉及范围广,专业性强,且复杂、繁重又费时,仅靠一两个人和单一部门是无法完成的,成立专门小组按照技术标准体系、管理标准体系和工作标准体系中归口部门进行分工协作,同时要明确牵头部门进行协调。
(2)收集相关资料:
体系表编制小组应广泛收集与企业生产活动有关的各类标准和技术文件,包括国际、国外和我国的各类标准,企业自己编制的标准以及企业制定标准需参考的各类技术文件。
(3)对资料进行加工整理:
将收集到的资料进行认真分析和整理,各部门依据资料确定标准编制内容,将具体的标准名称确定下来,并确定该标准的主题、适用范围和内容,列出清单,汇总报给企业标准化有关管理职能部门,这是企业标准体系表编写的关键一步。
(4)确定体系表框图:
依据企业的生产特点,分别由各标准化归口管理部门编制出技术标准体系表、管理标准体系表和工作标准体系表的结构图。可以选择不同类型的体系表结构,即首先确定体系表的框架。
当发现按某一原则确定某种方框图不适于企业情况时,可以对框图进行调整。而框图类型本身也是可以变化的,可以将几种类型进行组合形成新的框图形式。当某两个层次或某两个序列框的标准太少或由于其他原因,可以将其合并为一个层次或一个框。当有些情况下管理标准和工作标准界限不清楚时,也可将体系表框图简化或合并。
(5)填入明细表内容:
依据框图的结构,按照结构图子体系的体系代码(即隶属编号)顺序,对每一个具体的方框给以编号,建立相应的明细表,并在明细表内填入具体的内容(标准名称及相关信息)。
(6)编制标准汇总表(或统计表):
由标准化管理职能部门协调,形成统一的体系表。
(7)写出针对企业标准体系表的编制说明:
按要求对框图设立中要说明的问题等进行详细阐述。
2.企业标准体系表结构的选择原则及应用
(1)企业仅生产一种产品时,一般情况下选用序列结构标准体系表;生产两种或两种以上产品时,一般选用层次结构标准体系表。
(2)有时,根据需要可以将不同的结构加以组合,形成复合结构。
(3)框图中的每一个框都应有一个编号,对应这个方框的明细表则为同一个编号,是一一对应的关系。
(4)在层次结构中具体需选择几个层次依标准数量、层次关系而定,如基础标准可划分为几个层次,而为了简化也可将它们划入同一个层次。