1.2 如何设置各类账簿

1．怎样设置日记账

□常用日记账种类

企业比较常见的日记账有库存现金收支日记账、银行存款收支日记账。

日记账的主要作用是按照时间的先后顺序记录经济业务，以保持会计资料的完整性和连续性。

□日记账设置要点

（1）明确日记账的种类与作用。

首先要确定应设日记账的种类、数量和作用。日记账在不同的会计核算组织形式下，其具体用途是不同的。如果日记账用做过账媒介（如通用日记账、日记总账核算账务处理程序），则要求设置一个严密完整的序时账簿体系，包括企业的所有经济业务。如果日记账不用做过账媒介，则不必考虑其体系的完整性，只需设置某些特种日记账即可。通常设置的特种日记账主要有库存现金日记账和银行存款日记账。有少数企业还设置销货日记账和购货日记账。

（2）按核算业务的具体情况来设置。

在实际工作中，设置日记账要按核算业务的具体情况来设置。比如，库存现金日记账既可以用做明细账，也可用于过账媒介。在库存现金收付业务较多的企业，也可以设置库存现金收入日记账和库存现金支出日记账。库存现金日记账还可设置成收、支、余三栏式的日记账。企业除非库存现金收付业务特别繁多，一般情况下，只设置三栏式的库存现金日记账。银行存款日记账是用来记录银行存款收付业务的特种日记账。其设置的方法和具体格式与库存现金日记账基本相同。但一般应相应增加每笔存款收支业务所采用的结算方式一栏，以便分类提供数据和据以进行查对、汇总。一般企业只设置三栏式的银行存款日记账。在日记账用做过账媒介时，必须设置普通日记账，用以记录全部转账业务，逐日、逐笔进行登记。普通日记账可以采用科目两栏式，也可以采用金额三栏式，但后者更为简便易行。

库存现金收入日记账的格式如表1 -1所示，库存现金支出日记账的格式如表1 -2所示，库存现金日记账三栏式的格式如表1 -3所示。

银行存款收入日记账的格式如表1 -4所示，银行存款支出日记账的格式如表1 -5所示，银行存款日记账三栏式的格式如表1 -6所示。

2．怎样设置总分类账

总分类账簿简称总账，是按照总分类科目分类登记全部经济业务的账簿。它可以提供企业单位资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润等方面总括的会计信息。任何企业单位都要设置总分类账。

总分类账必须按总分类科目（一级会计科目）设置，一般采用订本式账簿，账页格式一般有“三栏式”、“多栏式”等几种。

□三栏式总账

采用三栏式账页的总账，每一个科目单独使用一个账页，在账页上设有“借方”、“贷方”和“余额”三个金额栏。具体还可分为不反映对应科目的三栏式总账和反映对应科目的三栏式总账两种。反映对应科目的三栏式总账的格式如表1-7所示。

□多栏式总账

多栏式总账通常称为日记总账，是将日记账和总分类账结合在一起的账簿，是一种联合账簿。这种账簿可以简化账簿的设置，但在科目较多的情况下，账页过宽，不便于记账。其格式如表1-8所示。

在实际工作中，为了简化总账的登记，还可以用改进的科目汇总表代替总账。这种以表代账的账页格式如表1-9所示。

表中增设本年累计发生额一栏，是为了便于编制季报、半年报或年报。如采用逐日汇总，则只需将月份改为日期即可。

3．怎样设置明细分类账

明细分类账简称明细账，是按照明细分类科目设置的，用来分类登记各项经济业务的账簿。除了对各项资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润等方面内容进行金额上的总括记录外，往往还须进一步详细记录各种实物资产的数量变化、债权债务的具体结算情况、收入费用的具体构成内容等情况，以提供管理上所需的详细的会计核算资料。通过明细账的记录，就可对总账所记录的经济业务进行明细反映和补充说明。

明细分类账必须按照二级科目或三级科目设置，一般采用活页式账簿。由于所记录的经济业务内容的不同以及不同的管理需要，明细分类账账页的格式也各不相同，常用的有“三栏式”、“数量金额式”、“多栏式”和“横线登记式”等几种。

□三栏式明细分类账

三栏式明细分类账页的基本结构为“借方”、“贷方”、“余额”三栏，与三栏式总账基本相同。适用于只需要进行金额核算的明细分类科目，如各种债权、债务结算类科目，主要有“应收账款”、 “应付账款”、“短期借款”等科目的明细账，以“应收账款”科目为例，其格式如表1-10所示。

□数量金额式明细分类账

数量金额式明细分类账页的基本结构为，设置“收入”、“发出”、“结存”三大栏，下面再分设“数量”、“单价”、“金额”专栏，分别登记实物数量和金额，以满足管理上既要求提供金额资料，又要求提供实物数量资料的需要，主要适用于既要求进行金额明细核算，又要求进行数量明细核算的科目，如材料物资类科目，主要有“原材料”、“低值易耗品”、“库存商品”等科目的明细账。

数量金额式明细账通常按实物对象的品种、规格等分别设置，同时列明存放地点、储备定额和最高最低储备量等资料。现以原材料为例，其格式如表1-11所示。

□多栏式明细分类账

多栏式明细分类账是按明细科目，在其借、贷方分设若干专栏的形式进行明细分类核算，专栏的设置视实际需要而定，可以是借方多栏式，如资产类科目，“材料采购”，成本、损益类科目，“生产成本”、“制造费用”、“管理费用”、“财务费用”、“营业外支出”等科目的明细账；可以是贷方多栏式，如收益类科目，主要有“主营业务收入”、“营业外收入”等科目的明细账；也可以是借方、贷方多栏式，如“本年利润”、“应交税费——应交增值税”科目的明细账。每一个多栏式明细分类科目应按照其所反映的经济业务内容以及经营管理上的要求来设置专栏项目。多栏式明细分类账只反映金额资料，适用于需要进一步反映其构成内容的明细分类科目。常见的“材料采购”、“生产成本”、“管理费用”科目的明细账格式如表1-12、表1-13、表1-14所示。

□横线登记式明细分类账

横线登记式明细分类账页的基本结构为设置“借方”和“贷方”两栏，将前后密切相关的经济业务在同一行中的借方和贷方进行登记，以加强对这类业务的监督。如职工差旅费的预支与报销归还业务，在记录了职工的预支差旅费后，无论其是在何时报销归还，均在同一行中登记报销和收回情况。横线登记式明细账主要适用于往来款项等科目的明细核算，如“其他应收款——备用金”科目等，其格式如表1 -15所示。

明细分类账除了以上四种常用的格式外，还可根据不同的核算和管理需要采用不同的格式。例如，在涉及外币业务的记录时，一般应同时用记账本位币人民币和外币两种货币记账，相关的明细账应采用货币式明细账，其格式如表1-16所示。

对固定资产的核算，由于其使用年限长，需要反映的内容较多，一般可采用“卡片式”明细账。

此外，为了简化核算，有的明细账还可以直接以原始凭证或日报表等单表代替明细账。例如，在材料采购业务频繁发生的企业，通常以“收料单”代替“在途物资”和“应付账款”明细账。具体的做法是，“收料单”的第②联（记账联）和第③联（验收联）各增设一联副联，所增设的副联在材料验收入库和材料款付讫后由仓库和出纳人员送交会计部门。会计部门在收到同一笔采购业务的两份副联后，经核对相符，即抽出另放，表示该项采购业务已全部结束。若仅仅有验收联副联，没有记账联副联，则就是企业的应付账款，将验收联副联按客户分类并序时存放。当其中某一笔采购业务的记账联副联收到时，从中抽出相关的验收联副联，将两份副联另行存放。这样，剩下的验收联副联详细、清楚地记载着企业应付账款的情况，起到了“应付账款”明细账的作用。同理，剩下的记账联副联也详细、清楚地记载着企业的在途材料情况，将其进行分类整理后，就能起到“在途物资”明细账的作用。这种做法在实际工作中称为“抽单法”。抽单法还可用于产品销售业务中的“应收账款”和“主营业务收入”的明细核算。

这种用单、表代替明细账的做法还有：以“商品进销存日报”代替“库存商品”明细账；以工资单的副联代替“应付职工薪酬”明细账，等等。这类明细账也称为单、表式明细账。

4．怎样设置备查账簿

□备查账簿的作用

备查账簿的作用是对序时账簿和分类账簿进行补充说明。

□备查账簿的设置要求

备查账簿的设置方式可以灵活多样，服从企业管理需要。但应包括以下内容和情况，其设置要求是：

（1）对所有权不属于本企业，但由企业暂时使用或代为保管的财产物资，应设置必要的、相应的备查账簿，如租入固定资产登记簿、受托加工物资登记簿、代销商品登记簿等。

（2）对同一业务需要进行多方面登记的备查账簿，一般适用于大宗、贵重物资，如固定资产保管登记卡、使用登记卡等。

（3）对某些出于管理上的需要，而必须予以反映的事项的备查账簿，如应收票据登记簿、借款还贷登记簿、重要空白凭证登记簿等。