第三节 酒店文书写作的规范性

一、数字的使用规范

对于在酒店文书中应用的数字，有以下的使用规范和要求。

1．数字要真实准确

体现在文书中的数字对实际工作有着极大的指导作用，其中所引用的数字必须是真实、准确的。

2．各分数之和要与总数相等

各分数之和与总数相等也是运用数字的基本要求之一。

3．统计口径一致

在酒店文书中引用数字的统计口径应当一致，不同统计口径的数据放在一起比较是没有任何意义的，只有在统计口径一致的前提下，才能进行数据之间的对比。

4．列举数字有可比性

除了明确数字比较的基准之外，根据我国文书写作的相关规定，“××以上”以及“××以下”都应该是包含所指数字在内的。

5．注意倍数关系

在酒店文书中，数字之间的关系常反映在“降低”“降低了”以及“降低到”等表示数字变化的用语上。需要强调的是，“降低70%”与“降低了70%”表达的是同样的倍数关系，即原来是100%，现在变成了30%；而“降低到70%”则不同，它表示原来是100%，现在变成了70%。

6．分清楚汉字与阿拉伯数字的使用场合

汉字与阿拉伯数字的使用是酒店文书写作过程中需要注意的另一个问题，需要予以明确界定。具体规定为：酒店文书中的数字除成文日期、部分结构层次表述以及在惯用语、缩略语和具有修辞色彩语句中作为词素的情况必须使用汉字的情况外，其他情况应当使用阿拉伯数字。

二、部分结构层次叙述的规范性

部分结构层次叙述是指酒店文书中的几级嵌套的分层次编号。在这个方面，国家标准规范的具体要求如下。

（1）结构层次的第一层，其层次编号用“一”“二”“三”……来表示。

（2）结构层次的第二层，其层次编号用“（一）”“（二）”“（三）”……来表示。

（3）结构层次的第三层，其层次编号可以用阿拉伯数字“1.”“2.”……来表示。

（4）结构层次的第四层，其层次编号可以用“（1）”“（2）”“（3）”……来表示。

需要注意的是，文书的结构层次最好不要多于四级，否则有可能会给读者的阅读带来极大的不便。另外，撰文者还应该注意不要跨级使用各个层次的编号。

三、计量单位的使用规范

国家标准规范对文书中计量单位的使用也是有明确要求的，具体详见表1-1所示。

四、综合校对的注意事项

完成酒店文书写作之后，撰写者还应该进行综合校对。在这个过程中撰写者应该按照酒店文书的各种规范要求来审视自己的文书，其中应注意如图1-12所示的事项。

五、词语的使用规范

在酒店文书写作中，撰写者还应该特别注意词语的使用规范。其中，“等”和“等等”这两个词的用法尤其要注意分辨清楚。

（1）表示列举未尽且后面再无其他词语的时候，“等”和“等等”都可以使用，而当后面有其他词语的时候则只能用“等”。

（2）无论是“等”还是“等等”，其前面所列举的名词或词组一般都不得少于两项，但其中有一个特例，即前面这个词是一个专有名词或者人名时，可以只列举一个，后面用“等”来进行概括。

（3）表示列举未尽且代指人的名词和专有名词的时候，一般只能用“等”。

（4）“等”与其前面所列举的名词或词组之间不能出现停顿，而“等等”与前面的词语之间则可以用逗号隔开。

六、标点符号的使用规范

标点符号的使用会对酒店文书最终表达出来的意思产生较大的影响，如果使用不当或者错误，很有可能造成理解上的偏差和歧义。

1．标点符号的种类

标点符号实际上分为点号和标号两大类。

（1）点号

点号包括“句末点号”和“句内点号”两种。句号、问号和叹号表示停顿和某种语气，通常将放在句子最后的句号、问号和叹号称之为“句末点号”；而表示句内停顿的逗号、顿号、分号和冒号则称之为“句内点号”。

（2）标号

标号包括了以下九种：

①引号，又可分为单引号和双引号；

②括号，在文书写作范围内我国常用的括号主要有三种，即圆括号“（）”、方括号“［］”和六角括号“〔〕”；

③破折号，用于引出解释说明的语句；

④省略号，表示一些事项未列举完，相当于“等”“等等”；

⑤着重号，在需要突出的文字下用点做出标记；

⑥连接号，即两个同类词语中间的短线，如秦岭－淮河；

⑦间隔号，通常用于西方人名之间，如迈克·乔丹；

⑧书名号，又可分为单书名号和双书名号；

⑨专名号，即用于特定文学作品名称下边的横线。

有关标点符号的使用规范，我国相关机构有专门的国家标准，其中对每一种符号的用法都做出了详尽的讲解并进行了举例说明，我们在写作文书的过程中可以参考。

2．具体的用法

在文书写作中有几个常见的、容易出错的标点符号的问题，需要撰写者注意。

（1）反问句的标点符号

在反问句的末尾是用问号，还是感叹号？对于这个问题不同的人有不同的见解，在这里我们认为两种选择都是可以的，只是适用问号和感叹号的情形并不相同。在同一个反问句中，需要表现特别强调的语气时使用感叹号，而当所表现的语气不太强烈时则使用问号。

（2）引号的用法

在使用引号的时候，撰写者需要注意以下的情况：

①在引用非法规性的文件时，应当用引号加以强调，而不应用书名号。例如，准发××省××厅“关于××问题的通知”；

②特定称谓用引号。例如，“渤海二号”钻井平台、“神舟六号”等；

③缩略语可以用引号。例如，“农转非”（即农业户口转非农业户口的缩写）；

④需要着重论述的对象用引号予以标识。例如，有物是指要有内容，有序是指要有条理，那么加上引号变为“有物”和“有序”之后，就表明作者分别强调说明有物和有序。

（3）括号的用法

括号可以被用来表示一个文件的版本。例如，某个政府文件是试行办法还是最终的版本，可用括号在文件名称后注明，如《××市人民政府住房公积金管理办法（试行）》。

（4）省略号的用法

省略号表示的是引文的省略、列举的省略，或者说话断断续续的状态。需要特别注意的是，省略号不能与“等”及“等等”这些词语一起使用。

3．标点符号的点放位置

关于标点符号的点放位置，撰写者需要注意以下几点。

（1）点号可以放在一行文字的末尾，但是不可以放在一行文字的开头。换言之，点号要紧跟前面的文字，而不要把它单独放到下一行。

（2）标号中的引号、括号和书名号，不能前半个放在一行文字的末尾，后半个放在一行的开头。

（3）标号中的省略号和破折号，不可以一半在前一行文字中而另一半在后一行文字中。

（4）引文结尾处的句号和引号，如果引用语是作为一个独立整体存在的，则句号在前；反之，则句号在后。

4．常见的错误使用标点符号的示例

首先，我们来看一下图1-13中标点符号的使用存在哪些错误。