校友工作信息化建设探究与实践
——以上海交通大学校友总会为例
随着网络信息化技术的蓬勃发展，校友工作信息化建设越来越得到各高校的理解和重视，校友工作信息化建设逐渐成为校友工作的基础和核心。各高校相继建立自己的校友信息系统和门户网站，广泛利用信息化、新媒体平台等手段收集校友信息、联络各方校友、服务校友所需、凝聚校友力量。本文以上海交通大学校友总会为例，和大家共同探讨校友工作信息化建设的实践情况及后续的工作思路与方向。
一、校友工作信息化建设的现状
我们首先来了解下当前上海交通大学校友工作信息化建设的情况。
机制建设方面：目前校友总会办公室采用“1+1+N模式”，即：一位分管信息化工作的领导，一位具体负责信息化工作的老师，还有若干学生助管协助帮忙处理校友信息化工作。总会和开发公司共同讨论相关需求，由开发公司进行软件开发，并将软硬件置于学校网络信息中心，由网络信息中心负责硬件维护及信息安全，由总会负责校友信息服务及日常沟通交流；其他总会老师也会结合自己平常的工作内容对现有信息工作提出合理建议，从而有效丰富校友服务，完善校友工作信息化建设。
校友信息系统方面：截止到2015年，校友信息系统共收录校友信息近30万人次，涵盖从1950年到2015年已毕业的校友，其中留有联系方式的校友近18万人次；系统收录的校友组织机构中有31个院系校友会、51个地方校友会、25个海外校友会；从2015年4月开始到2016年1月为止，共有近15400人通过网上服务大厅平台进行了校友身份申请注册，其中78%的校友可由后台自动审核通过。
在线服务方面：校友服务大厅中目前已有在线服务15项，涉及文化、教育、科研、生活等多个方面，包含线上注册、邮箱申请、校友信息查询、活动发布、众筹捐赠等，后续新增服务还在不断扩展完善中。
新媒体方面：从2014年3月推出微信公众号以来，截至2015年底已有粉丝近24000人，已推送文章193篇，部分活动如“我为交大庆生，回顾校史”点击量24万多人次，分享量23398次，“我为交大种棵树”活动点击量近18万人次，分享量12517次，通过微信支付平台进行的校友林认捐活动，共认捐树木63棵，捐赠额近29万元。
在线捐赠方面：自2015年12月校友众筹平台上线以来，截至2016年2月初，2个月左右的时间已有18个项目上线，近1200人次校友通过网上平台进行了捐赠，捐赠额近30万元。
活动发布方面：从2015年4月以来，通过线上活动平台共发布校友活动72场（部分活动为校友通过平台自组织发起），超过百人参加的活动有12场，部分活动如“120周年校庆返校线上预约”更是实现了11500多人线上报名，5300多人完成线下电子签到。
其他方面：2015年校友网站发布新闻240条，电子邮件推送电子版报刊84万人次。
以上简单列出了本校校友工作信息化建设的部分情况，下面就某些实践进行详细说明。
二、校友工作信息化建设的实践
上海交通大学校友总会借助信息化技术的发展浪潮，结合新媒体等新兴平台进行了校友工作信息化建设新的探索和实践，下面主要结合本校近几年校友工作信息化建设情况，从信息系统的再建设到在线服务平台模式的探索，再到更高层次的校友行为发展分析研究，为校友工作信息化建设做出有益的探索和尝试。
上海交通大学校友工作的信息化建设，归纳起来可以称为“五个一”，即“一个身份，一个核心，一个平台，一系列服务，一系列研究”，如图1所示。
图1 “五个一”
1.一个身份
一个身份即是指jAccount，jAccount就是上海交通大学统一身份认证。
它对于近十几年毕业的校友来说一点也不陌生，从入校开始，每位学生都有自己唯一的jAccount，不论是选课、查询考试成绩，还是宿舍入住、缴纳水电费，甚至是远程访问图书馆电子资源等等在校的一切都需要它，也离不开它。可是在2014年以前，学生一旦毕业离校后，学生将不能再使用jAccount，账号也会相应地被注销掉，毕业的校友将无法再使用学校提供的服务和资源，对于母校和校友都有一定的损失。
为了能更好地延续校友对母校的感情，校友总会和学校网络信息中心从2014年开始，对此后毕业的校友保留在校期间的jAccount，并赋予相应账号校友身份及权限，可以在延续在校账号的基础上，访问校友总会提供的各种在线服务和资源；同时，对以前未申请过jAccount的校友开放申请注册，使每位校友都可以拥有唯一的jAccount，而且是终身有效，将母校对校友的关怀永久地传承下去。而且由于jAccount是实名认证的账号，可以将其作为校友访问在线服务的入口，对于校友总会提供的各项在线服务和资源，不论何时何地，均可以通过jAccount进行访问登录。
另一方面，jAccount不仅仅是账号，也是校友邮箱，同时也是校友信息的承载，每一个jAccount的背后都是100多个字段描述的校友信息，通过jAccount我们希望在信息收集时只有一个入口，方便信息管理，同时也希望通过这样一个小小的账号将近30万校友和母校紧密联系起来。
2.一个核心
一个核心即是指校友信息系统。
校友信息系统是校友工作信息化建设的基础，本校在2014年对校友信息系统进行了再建设。新校友信息系统基于B/S架构，采用Linux操作系统、Oracle数据库，跨平台开发语言，利用标准化工具，以“共建共管”的方式，建立“统一完备”的校友信息资源库，实现校友资源的多方位采集、加工、维护、分析和利用。新的信息系统已于2015年4月正式上线运行。
考虑到信息系统不仅仅需要记录校友在校期间的信息，也需要不断记录校友离校后的各种情况，新的信息系统重新设计了校友信息包含的字段，目前每条校友信息由100多个字段组成，涵盖校友学习、生活、工作等多个方面，同时记录校友和校友以及校友和学校之间的各种静态和动态联系，根据六度空间理论，可以通过这些关系对校友信息资源进行进一步的分析和挖掘，这些信息不仅可以服务于学校发展，同时也可帮助向校友提供更精准的服务。
同时，考虑到校友信息系统使用范围，赋予校友工作人员、相关领导、学生助管等不同的管理权限，依据权限的不同，使用者对系统的操作及所访问的栏目和字段等也有所区别。
校友信息系统不仅是校友总会的工作人员可以使用，各院系、各地方校友工作人员也可以使用，大家采用“共建共管”的方式，一处采集更新了校友信息，其他所有人都可以查看到相应的信息变化，使得数据真正“活起来”“动起来”。
系统作为所有在线服务应用的处理后台，也包含了多种功能，如校友信息管理、校友组织机构管理、注册审核管理、校友服务管理、校友关系管理、校友邮寄管理、校友捐赠管理等，这些功能共同支撑着校友服务大厅及其上面对应的各种校友服务和应用，校友在任何服务和应用上进行的信息操作都将完整地记录在信息系统中，同时要保证各功能模块相互打通，归根到底信息系统是为校友服务的，所有的模块要在校友的维度上做到汇总归一。
通过校友信息系统可以大大提高校友信息资源采集效率，提升校友信息管理的水平。校友信息系统的建立不仅对校友工作起到重要的推动作用，还将改变校友会的工作模式，从单纯的人力投入到利用先进的信息技术手段，提高校友工作的有效性和前瞻性，维系了校友和学校之间的情感，使校友信息资源得到充分释放。
3.一个平台
一个平台即是指在线校友服务大厅，它不仅是校友信息系统在校友侧的体现，也是面向校友的服务应用平台，更是联系校友和母校的纽带。
在线校友服务大厅依托于校友信息系统，实现了服务和资源的整合。通过在线校友服务大厅，校友只需要使用jAccount登录后，即可体验一门式服务，可以访问发布于其上的各类应用，使用其上提供的各种资源，可以和校友、和母校进行多方面的交流和互动。
在线校友服务大厅不仅避免了校友往返学校多次，缩短了路程和时间，给校友提供了便利，同时也提升了工作人员的工作效率，解放了人力，使工作人员可以有更多的精力投入到线下的各项校友活动中。
服务大厅已于2015年6月正式上线运行。可通过互联网访问校友服务大厅，目前服务大厅可同时支持PC端和移动端访问，支持html5实时交互，可以自主开发服务和应用，也可在开放部分接口的基础上引入第三方应用。
4.一系列服务
一系列服务是指借助于服务大厅平台开发的一系列面向校友的服务和应用（见图2），是服务资源的体现，这些服务和应用均可使用jAccount进行登录访问。
图2 服务大厅及一系列服务
目前本校已提供的服务有：校友注册申请、校友邮箱登录、校友信息查询、校友组织机构查询、校友互动社区、校友活动发布和查询、校友众筹捐赠、校友返校预订、文化体育场馆预订、住宿餐饮优惠、校园Wi.Fi申请、图书馆电子资源查阅等。
这些服务的引入，极大地方便了校友使用，缩短了校友和母校的距离，在有网络的情况下，只需简单的几次点击和一些文本输入就可以随时随地地访问校友服务、享用校友资源；同时，通过校友使用相关的服务，也为优化校友工作人员平时的工作办公流程起到很好的促进作用，校友提出的每一个建议和意见都可以成为我们工作不断改善、不断提升的推动力。
我们希望通过相关的一系列服务，并借助数据分析等技术手段，真正明确校友的需求，围绕校友所需，以服务为中心，强化资源整合，融合共享，使我们能更便捷地收集校友信息、更广泛地联络各方校友、更紧密地凝聚海内外校友。
5.一系列研究
一系列研究是指对通过服务大厅上的各项应用和服务所收集并记录在校友信息系统中的校友信息进行的分析和研究，同时结合校友关系网络，分析校友的行为和发展。
这些分析和研究不仅可以提升校友工作的效率，为学校发展提供可行性建议，同时也能更有针对性地服务校友，为校友发展提供便利，使校友信息资源得到充分利用。
这些分析和研究既可以是针对个体校友的信息进行针对性分析，也可以是借用大数据分析对大量校友某一类或某几类属性的综合分析与统计，从而对今后母校和总会的工作方向给出有意义的引导。
本校在这方面也进行了初步的探索，借助于信息系统的优势，对预测校友行为趋势有一定的指导帮助意义。如根据历史上校友捐赠情况的分析可以了解到哪些项目校友们更有捐赠意愿、哪个年龄段校友更乐于捐赠等，从而在今后的工作中更有针对性地推出适合的捐赠项目，更好地满足校友和母校的双向需求；又比如根据校友活动的参与情况，可以了解到校友一般在哪个时间段参与兴致高，从而在对应时间段需要加大系统动态资源以保障校友访问速度不受影响，可以了解到活动发布后校友关注持续时间有多长，以便在活动运营前后采取不同的应对策略；甚至更进一步，还可以根据校友信息分析校友发展轨迹，从而形成校友成长报告，为母校发展提供助力，也可对校友提供支持等。
总之，对于校友信息及校友行为的分析与研究不仅仅是停留在信息数据统计分析层面上，今后更可以借助大数据分析、数据挖掘等技术手段对信息进行更深层次的分析和研究，从而为校友提供更精准的服务，也为学校的发展提供更多的技术支持。
三、校友工作信息化建设的展望
首先，对于我校来说，百廿年历史上有近30万校友，校友的年龄不同、职业不同，校友的需求也会是多种多样，如何审慎地对待这些需求，在浩如烟海的需求中快速准确地找出大家的共性需求，是我们一直思考的一个问题，而且将会一直伴随着信息化建设的进程走下去。我们要不断地从校友角度出发，借助大数据分析等信息技术手段，更精准地把握校友需求，以校友的需求为起点，构建更丰富、更优质的服务，为母校更好的发展贡献力量。
其次，互联网信息技术日新月异，需要持续保持高度的关注，综合评估新技术的受众面、推广难度、前后转换的有效衔接、安全性、使用的便利与否以及硬件的更新换代等，要保持小步快走的节奏去更新现有系统，尽量减少校友使用的差异性，用最小的代价牢牢把握住校友，避免校友信息无谓的流失。
本文上面所述的“五个一”只是校友工作信息化建设中的一部分，像校友网、新媒体平台等本文并未过多涉及，这些的建设也是可以参照“五个一”的思路进行，我们希望通过本文的描述能够给各位同人以一点启迪。
总而言之，校友工作的信息化建设任重而道远，我校在这条道路上也仅仅是刚刚起步，在今后的建设过程中还有很多的问题及困难需要解决，我们衷心地希望通过这本论文集的出版能够和各兄弟院校一起取长补短，昂首阔步地在信息化建设的康庄大道上共同迈进，能够和各兄弟院校一起携手培育校友工作信息化建设这朵永恒之花，让之越发明媚灿烂。
参考文献
［1］百度百科.“六度空间理论”词条.http://baike.baidu.com/link?url=QCqtEFKp_QK.deY8hriNJ9yEE6QVrmuWND8F0duESYTXCcNZ.sZehAgqdfW_BWwBzhtnztj_jqhCYl.aSdS7kKlr80HnOYjYojxM.IwFt5K.