1.2　办公自动化的技术支持

在办公自动化中，计算机的应用是最重要，也是最广泛的，它是信息处理、存储与传输必不可少的设备。办公自动化设备由硬件和软件两大部分组成，硬件即计算机和外部设备等实体，软件指安装在计算机上的各种程序，如Windows操作系统、Office办公软件和各种工具软件等。要想发挥办公自动化的各种功能，硬件和软件缺一不可。

1.2.1　办公自动化系统的硬件

一个完整的办公自动化硬件系统由计算机主机、输入/输出设备、控制设备和各类功能卡等组成，图1-7所示为硬件系统的组成。

图1-7　计算机硬件系统的组成

在实际应用中常根据需要决定除主机外的其他设备的取舍，而无须将所有的设备都购置和接入。最常见的计算机硬件系统一般包括主机、显示屏、键盘、鼠标、音响、耳机和摄像头等，如图1-8所示。

图1-8　常见的计算机硬件系统

·主机箱：主机箱是计算机硬件的载体。计算机自身的重要部件都放置在机箱内，如主板、硬盘和光驱等。质量较好的机箱拥有良好的通风结构和合理布局，这样不仅有利于硬件的放置，也有利于计算机散热，其外观如图1-9所示。

·电源：电源是计算机的供电设备，为计算机中的其他硬件，如主板、光驱、硬盘等提供稳定的电压和电流，使其正常工作，其外观如图1-10所示。

多学一招

查看硬件型号

若需要了解硬件的型号，可查看硬件产品的说明书、包装盒或产品表面；使用硬件检测工具软件（如EVEREST或360硬件大师等）也可查看硬件设备的芯片或型号。

图1-9　主机箱

图1-10　电源

·主板：主板又称主机板、系统板或母板（motherboard）。主板上集成了各种电子元件和动力系统，包括BIOS芯片、I/O控制芯片和插槽等。主板的好坏决定着整个计算机的好坏，主板的性能影响着计算机工作的性能，其外观如图1-11所示。

·CPU：CPU是中央处理单元的缩写，简称为微处理器，CPU是计算机的核心，负责处理、运算所有数据。CPU主要由运算器、控制器、寄存器组和内部总线等构成，其外观如图1-12所示。

图1-11　主板

图1-12　CPU

·硬盘：硬盘是计算机重要的存储设备，能存放大量的数据，且存取数据的速度也很快。硬盘主要有存放大小、接口类型和转速等参数。目前常用的是机械硬盘，即通常所说的普通硬盘，而市场上新兴的固态硬盘也越来越受到消费者的青睐，与普通硬盘相比，其运行速度更快，但是价格相对较贵，容量较小，两种硬盘的外观如图1-13所示。

图1-13　普通硬盘和固态硬盘

·内存条：内存条是CPU与其他硬件设备沟通的桥梁，用于临时存放数据和协调CPU的处理速度，其外观如图1-14所示。内存越大，计算机处理能力越强，速度也越快。

·显示器：显示器是计算机重要的输出设备，如今，办公领域中普遍使用液晶显示器。液晶显示器更加轻便，而且能有效地减少辐射，其外观如图1-15所示。

图1-14　内存条

图1-15　液晶显示器

·网卡：网卡又称网络适配器，是用于网络和计算机之间接收和发送数据信息的设备。网卡分为独立网卡和集成网卡两种，图1-16所示为独立网卡的外观。

·显卡：显卡又称显示适配器或图形加速卡，主要用于计算机中的图形与图像的处理和输出，数字信号经过显卡转换成模拟信号后显示器才能显示图像。显卡也分为独立显卡和集成显卡两种，图1-17所示为独立显卡的外观。

图1-16　独立网卡

图1-17　独立显卡

·鼠标和键盘：鼠标和键盘是最基本的输入设备，通过它们用户可向计算机发出指令进行各种操作，鼠标和键盘的操作是学习计算机最基本的操作，后面的章节将会对其进行详细介绍，其外观如图1-18所示。

图1-18　鼠标和键盘

·音箱和耳机：音箱和耳机是主要的声音输出设备，通过它们用户在操作计算机时才能听到声音，其外观如图1-19所示。

图1-19　音箱和耳机

·光驱：光驱是光盘驱动器的简称，它可读取光盘中的信息，然后通过计算机将其重现，其外观如图1-20所示。

·扫描仪：扫描仪是一种可以将实际工作中的文字或图片输入到计算机中的工具，它诞生于20世纪80年代初，是一种光机电一体化设备。扫描仪可分为手持式扫描仪、平板式扫描仪和滚筒式扫描仪等，图1-21所示为常见的扫描仪。

图1-20　光驱

图1-21　扫描仪

·打印机：打印机是文秘办公中必不可缺的办公设备之一，它可以打印文件、合同、信函等各种文稿。按其工作原理，可以分为针式打印机、喷墨打印机和激光打印机3种，现在普遍使用的是喷墨打印机和激光打印机，图1-22所示为激光打印机。

·复印机：复印机可以复印文件，在办公中也会经常使用，如身份证复印、各种职称文凭的复印等。如今办公中多使用打印机与复印机一体化的一体机，其外观如图1-23所示。

图1-22　激光打印机

图1-23　一体机

1.2.2　办公自动化系统的软件

计算机软件是计算机的灵魂，利用计算机进行的各种操作实际上都需要通过计算机上的软件来完成。计算机软件可以分为系统软件、工具软件和专业软件3大类。

·系统软件：系统软件是其他软件的使用平台，其中最常用的是Windows操作系统，图1-24所示为Windows操作系统之一的Windows 7系统软件的外包装图。计算机中必须安装系统软件才能为其他软件提供使用平台。

·工具软件：工具软件的种类繁多，这类软件的特点是占用空间小、实用性强，如“暴风影音”视频播放器软件、“ACDSee”图片管理软件等。

·专业软件：专业软件是指拥有某一领域的强大功能的软件，这类软件的特点是专业性强、功能多，如Office办公软件是办公用户的首选，Photoshop图形图像处理软件是设计领域常用的专业软件。图1-25所示为Office 2010办公软件的外包装图。

图1-24　Windows 7外包装

图1-25　Office 2010外包装

知识提示

获取软件与序列号

系统软件和专业软件的程序文件可通过购买光盘、官方网站或购买专业书籍获赠等途径获得。安装使用系统软件和专业软件时，部分软件需要对应的序列号，用户若购买了正版的软件，在包装盒上即可查看到有效序列号。