2.5　技巧提升

1.设置文档自动保存

为了避免在编辑数据时遇到停电或死机等突发事件造成数据丢失的情况，可以设置自动保存，即每隔一段时间后，系统将自动保存所编辑的数据。其方法为：在Word中单击“文件”选项卡，在其中选择“选项”选项，在打开的“Word选项”对话框中单击“保存”选项卡，在右侧单击选中复选框，在其后的数值框中输入间隔时间，然后单击按钮即可。注意自动保存文档的时间间隔设置的太长容易造成不能及时保存数据的情况；设置的太短又可能因频繁的保存而影响数据的编辑，一般以10~15分钟为宜。

2.修复并打开被损坏的文档

在Word中单击“文件”选项卡，在其中选择“打开”选项，在打开的“打开”对话框中选择需修复的文档，单击按钮右侧的按钮，在弹出的列表中选择“打开并修复”选项。

3.快速选择文档中相同格式的文本内容

此时可利用“文本定位”功能选择文本，文本定位是指让用户能快速找到文档中自己需要找到的位置，对相应的内容进行编辑操作。其方法为：在文档中单击“开始”选项卡，选择“编辑”组，单击按钮，在弹出的列表中选择“选择所有格式类似的文本”选项即可在整篇文档中选择相同样式的文本内容。

4.清除文本或段落中的格式

选择已设置格式的文本或段落，在“开始”选项卡的“字体”组中单击“清除格式”按钮，即可清除选择文本或段落的格式。

5.使用格式刷复制格式

选择带有格式的文字，单击“开始”选项卡，选择“剪贴板”组，单击“格式刷”按钮可只复制一次格式；双击“格式刷”按钮可复制多次格式，且完成后需再次单击“格式刷”按钮取消格式刷状态。另外，在复制格式时，若选择了段落标记，将复制该段落中的文字和段落格式到目标文字段落中，若只选择了文字，则只将文字格式复制到目标文字段落中。

6.复制不带任何格式的文本

先复制文本，单击“开始”选项卡，在“剪贴板”组中单击“粘贴”按钮下方的下拉按钮，在弹出的列表中选择“选择性粘贴”选项，在打开的“选择性粘贴”对话框的“形式”列表框中选择“无格式文本”选项，单击按钮即可。若只需复制并应用格式，可先选择文本，按【Ctrl+Shift+C】组合键，再选择需应用格式的文本，按【Ctrl+Shift+V】组合键应用复制的格式。

7.新建模板文档

Word模板是指Word中内置的包含已设置固定格式和版式的模板文件。使用Word内置的模板，用户可通过相对少的操作制作出比较专业的文档。使用模板新建文档的具体操作如下。

（1）选择【文件】/【新建】菜单命令，在窗口中间的“可用模板”列表框中拖动垂直滚动条，在“Office.com模板”栏中选择“备忘录”选项。

（2）快速在网络中搜索所需的模板样式，然后单击“下载”按钮。

（3）系统将下载该模板并新建文档，在其中用户可根据提示在相应的位置单击并输入新的文档内容，如图2-37所示。

图2-37　下载并新建“备忘录”模板文档

8.设置更大的字号

“字号”列表框中提供的最大字号是“初号”，若要输入更大的字号，应先选择需进行字号缩放的文字，按住【Ctrl】键不放，在键盘上连续按【]】键，可逐渐增大字号，若需要减小字号，则在按住【Ctrl】键不放的同时按【[】键即可，另外，也可在“字号”下拉列表框中输入数值进行设置。