2.1 课堂案例：制作“会议通知”文档_办公自动化技术（微课版）-QQ阅读女频幻言网

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2.1　课堂案例：制作“会议通知”文档

米拉接到公司安排的制作“会议通知”文档任务后，就利用自己所学的知识开始进行制作。在制作会议通知文档前，需要清楚公司安排会议的与会人员和会议的主要内容等信息。而制作通知文档，一般需要使用Word来完成。因为通知文档的内容和组成相对简单，涉及的操作包括启动软件新建文档，然后输入文档并进行简单修改等编辑。在弄清楚目的和要求后，米拉很快便完成了文档的制作，效果如图2-1所示。

效果所在位置　效果文件\第2章\课堂案例\会议通知.docx

图2-1　“会议通知”文档最终效果

职业素养

“会议通知”的书写格式

会议通知是上级对下级、组织对成员之间部署工作、传达事情或召开会议等所使用的应用文。会议通知的写法有两种：一种以布告形式贴出，把事情通知到有关人员，如学生、观众等，通常不用称呼；另一种以书信的形式，发给有关人员，会议通知写作形式同普通书信一样，只要写明通知的具体内容即可。会议通知的标题有完全式和省略式两种，完全式包括制发机关、事由和通知；省略式，如《关于×××的通知》，简单的通知内容，也可只写“通知”两字。正文包括通知前言和通知主体，通知前言即制发通知的理由、目的、依据；主体则需写出通知事项，分条列项，条目分明。结尾可意尽言止，不单写结束语；也可在前言和主体之间，用“特此通知”结尾；还可以再次明确主题的段落描写。

2.1.1　Word 2010的工作界面

要制作Word文档，首先需要启动Word进入其工作界面。本书以Word 2010进行操作，Word 2010的工作界面主要由快速访问工具栏、标题栏、“文件”选项卡、“帮助”按钮、功能选项卡、功能区、文本编辑区、状态栏、视图栏、“窗口控制”按钮等部分组成，如图2-2所示，各自的作用如下。

图2-2　Word 2010工作界面

·快速访问工具栏：可以快速使用提供的工具，默认情况下，快速访问工具栏中只显示“保存”按钮、“撤销”按钮、“恢复”按钮。

·标题栏：用来显示文档名和程序名，并通过右侧的“窗口控制”按钮控制窗口大小，单击“最小化”按钮可缩小窗口到任务栏并以图标按钮显示；单击“最大化”按钮则满屏显示窗口，且按钮变为“向下还原”按钮，再次单击该按钮将恢复窗口到原始大小；单击“关闭”按钮可关闭Word。

·“文件”选项卡：用于对文档执行操作的命令集。单击“文件”选项卡，弹出的列表是功能选项，右侧列表框是预览窗格，如图2-3所示，无论是查看或编辑文档信息，还是进行文件打印，都能在同一界面中查看到最终效果，极大的方便了用户对文档的管理。

·“帮助”按钮：单击“帮助”按钮可打开相应组件的帮助窗口，如图2-4所示，在列表框中单击所需的超链接，或在搜索框中输入需查找的帮助信息，然后单击按钮，在打开的窗口中再单击下级子链接，可详细查看相应的帮助信息。

图2-3　“文件”选项卡

图2-4　帮助窗口

·功能选项卡：Word工作界面中显示了多个选项卡，每个选项卡代表Word执行的一组核心任务，并将其任务按功能不同分成若干个组，如“开始”选项卡中有“剪贴板”组、“字体”组、“段落”组等。

·功能区：功能选项卡与功能区是对应的关系，单击某个选项卡即可展开相应的功能区，在功能区中有许多自动适应窗口大小的工具栏，每个工具栏中为用户提供了相应的组，每个组中包含了不同的命令、按钮或列表框等，如图2-5所示。有的组右下角还会显示一个“对话框扩展”按钮，单击该按钮将打开相关的对话框或任务窗格进行更详细的设置。

图2-5　功能选项卡与功能区

·文本编辑区：用来输入和编辑文本的区域。文档编辑区中有一个不断闪烁的竖线光标“”，即“文本插入点”，用来定位文本的输入位置。在文档编辑区的右侧和底部还有垂直和水平滚动条，当窗口缩小或编辑区不能完全显示所有文档内容时，可拖动滚动条中的滑块或单击滚动条两端的按钮使其内容显示出来。

·状态栏：位于窗口最底端的左侧，用来显示当前文档页数、总页数、字数、当前文档检错结果、语言状态等内容。

·视图栏：位于状态栏的右侧，在其中单击视图按钮组中的相应按钮可切换视图模式；单击当前显示比例按钮，可打开“显示比例”对话框调整显示比例；单击按钮、按钮或拖动滑块也可调节页面显示比例，方便用户查看文档内容。

·“窗口控制”按钮：控制窗口最小化、最大化、还原和关闭。

2.1.2　文档的基本操作

通过Word 2010制作工作文档，一般首先新建文档并以指定的文件名和路径将其保存，然后在其进行文本的输入和编辑，下面将介绍文档的基本操作，包括新建和保存文档、打开与关闭文档的操作。

1.新建和保存文档

启动Word 2010后，系统将自动新建一个名为“文档1”的空白文档，用户还可通过多种方法新建文档并进行保存。下面将使用Word 2010新建文档并将其以“会议通知.docx”为名进行保存，其具体操作如下。

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（1）单击“开始”按钮，在弹出的“开始”列表中选择【所有程序】/【Microsoft Office】/【Microsoft Word 2010】选项，如图2-6所示。

（2）启动Word 2010，系统新建名为“文档1”的空白文档，单击“文件”选项，在其中选择“新建”选项，在中间的“可用模板”列表框中选择“空白文档”选项，在右下角单击“创建”按钮，如图2-7所示。

图2-6　启动Word 2010

图2-7　新建文档

多学一招

快速新建文档

在Word 2010中可通过按【Ctrl+N】组合键快速新建空白文档。另外，在“新建”界面中可选择模板选项，然后单击“创建”按钮，可快速新建具有样式和格式的模板文件，如“备忘录”和“新闻稿”等文档。

（3）系统将新建一个名为“文档2”的空白文档，然后单击标题栏中的“保存”按钮，打开“另存为”对话框，在地址栏中设置文档的保存位置，在“文件名”文本框中输入文档的名称，这里输入“会议通知”，单击按钮，如图2-8所示。

图2-8　保存文档

（4）返回Word 2010工作界面，可查看到新建的“文档2”文档的标题栏中将显示为“会议通知.docx”，如图2-9所示。

图2-9　保存的效果

知识提示

保存与另存为

如果已经保存文档，进行编辑后单击“保存”按钮，将不再打开“另存为”对话框，而直接保存文档，单击“文件”选项卡，在其中选择“另存为”选项，将打开“另存为”对话框，可将文档存放到其他位置，或命名为其他文档保存。

2.打开与关闭文档

当需要查看或再次编辑保存的文档，此时需要先将文档打开，待查看编辑完成后，将其保存关闭。下面将打开保存的“会议通知.docx”文档，查看后将Word关闭，其具体操作如下。

（1）在计算机中打开保存“会议通知.docx”文档的位置，然后鼠标双击文档的图标。

（2）打开“会议通知.docx”文档，查看或编辑后，在标题栏中单击按钮，即可关闭文档，如图2-10所示。

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图2-10　打开与关闭文档

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打开文档的其他方法

在文档的保存位置选择文档，然后按住鼠标左键不放，将文档拖动至Word 2010工作界面的标题栏上，当鼠标光标变为形状时释放鼠标；单击“文件”选项卡，在其中选择“打开”选项或按【Ctrl+O】组合键，打开“打开”对话框，在地址栏中打开文档的保存位置，然后选择文档，单击按钮，或直接双击文档图标都可实现文档的打开操作。